Етичен кодекс и правила за поведение на служителите в GfK
Май 2007
А. Увод
Както е заложено в нашите корпоративни ценности, най-ценният актив на GfK са нейните служители. Те представляват комбинация от талант, знание и креативност и са основен ресурс на компанията, както и ключ към успеха й. Служителите на GfK са насърчавани да изучават и развиват възможностите си, за да постигат общите цели на групата. Инициативността, всеотдайността и усилената работа са поощрявани и награждавани. Честността, добрата комуникация и взаимоотношения на всички нива и във всички отдели на GfK са ключът към успеха.
В допълнение, GfK залага на добрите взаимоотношения със своите бизнес партньори, които се характеризират с дискретност, доверие и честност. Служителите на GfK следва да изпълняват с компетентност, експедитивност и точност задълженията си към клиентите, които са от първостепенно значение във всички бизнес дейности.
Спазването на настоящия кодекс засяга не само ръководството, но също така е задължение на всички служители на GfK и като такова, стриктното придържане към него е съществен и задължителен компонент на Корпоративните ценности на GfK и Системата за управление на риска.
Б. Общи положения
Потенциални конфликти на интереси
Поведението на служителите в рамките на GfK и извън нея е ключ към дългосрочния бизнес успех на компанията. То трябва да отразява принципа, че "общият интерес на GfK взема приоритет над индивидуалния такъв”.
Личните и частни интереси не трябва да влияят върху бизнес отношения или решения, които следва да бъдат базирани единствено на етични и бизнес съображения. Потенциален конфликт на интереси трябва да бъде разглеждан открито, за да бъде защитена GfK, трети страни, бизнес партньори и служители. Такъв начин на общуване би предотвратил всякакво подозрение за потенциална непочтеност или неточност.
Ако възникне конфликт на интереси, служителят не трябва да взема решения сам, a е задължен да уведоми неговият/нейният ръководител и активно да търси решение на проблема.
Правни положения и професионални стандарти
GfK и нейните служители следва да спазват настоящия Кодекс и правила на поведение, както и приложимото местно право и наредби, и да действат според местните стандарти на бизнес практика. Това например се отнася за европейските финансови санкции.
Не е приемливо налагане на правила, отнасящи се до обичайната или местна практика, чиито резултат може да бъде нарушение на закона.
Нищо в настоящия Кодекс няма да бъде тълкувано така, че да пречи или да не бъде в съгласие с приложимото право и разпоредби. GfK и нейните служители поемат задължението да спазват следните професионални правила и наредби за провеждане на маркетингово изследване, независимо от това дали е национално или международно:
Международен кодекс за маркетингови и социални изследвания ESOMAR
[http://www.esomar.org/uploads/pdf/ps_cg_icccode.pdf]
Стандарти на CASRO за провеждане на изследвания
[http://www.casro.org/codeofstandards.cfm]
Служителите трябва да изпълняват служебните си задължения в съответствие с тези ръководни принципи.
Сигурност и защита на данните
Конфиденциалността на бизнес отношенията трябва да бъде гарантирана по всяко време. Спазването на правилата за защита на данните и задълженията за конфиденциалност към клиенти и трети страни, са съществен компонент на маркетинговото изследване.
Служителите трябва да прилагат IT стандартите на GfK като ефективни предпазни мерки за защита на личните данни и с цел сигурност на данните.
Интелектуална собственост
Интелектуалната собственост на GfK, като патенти, търговски марки, ноу-хау както и резултати и изводи от изследвания, предоставени на клиентите на GfK, трябва да бъдат защитавани срещу неупълномощено използване и предаване.
Служителите трябва да вземат всички предпазни мерки, за да запазят тези активи на GfK.
Защита на околната среда
Защитата на околната среда и ефикасното управление на природните ресурси е важна грижа на GfK. Служителите на GfK трябва да имат предвид това, когато използват работните ресурси на компанията и да поддържат тяхната умерена употреба.
В. Правила на поведение
Лично поведение
GfK и нейните служители трябва да се държат с клиентите, доставчиците и колегите си коректно и с уважение към техния личен живот.
Всички служители са длъжни да се държат един към друг открито, честно и с уважение и да си сътрудничат в разрешаването на всякакви възникнали въпроси и проблеми.
Служителите и трети страни трябва да бъдат третирани еднакво, без отношение към пол, възраст, религия или вероизповедание, сексуална ориентация, инвалидност или етнически произход. Няма да бъдат упражнявани или толерирани тормозът и дискриминацията. Всякакъв опит за дискриминация или клевети срещу служители или трети страни, директно или косвено, по какъвто и да е начин, ще бъде предмет на дисциплинарни процедури.
Традициите и обичаите на другите страни следва да бъдат уважавани в международните отношения.
Отговорност на всички служители на GfK и на ръководството е да поддържат работна среда, в която не съществува дискриминация.
Подаръци и други еквивалентни финансови ползи
По време на бизнес отношенията е възможно служители на GfK и членове на семействата им или трети страни, в зависимост от тяхната индивидуална позиция, да получат подарък или финансови ползи или да дадат подаръци или финансови ползи на трети страни. Подаръците или финансовите ползи в този контекст представляват директна или косвена печалба, на която получателят няма право и която може да го постави в положение на зависимост и да повлияе върху посоката на изпълнение на нейните или неговите задължения.
По тази причина, служителите на GfK са длъжни да не приемат или предлагат подаръци или услуги на хора или компании от името на GfK, за тяхна собствена сметка или за сметка на трети страни, когато започват или поддържат бизнес отношения с GfK.
Изключенията за това са малки подаръци с незначителна стойност в рамките на обичайната учтивост както и рекламни подаръци или покани, които са смятани за обичайни в контекста на приложимата стандартна бизнес практика. Възнаграждения могат да бъдат приемани или давани само до степен, в която са подходящи за интереса на клиентите или GfK.
По принцип, подарък или финансова полза ще бъдат смятани за подходящи, ако сумата не надвишава 1% от средното брутно месечно възнаграждение като това се отнася за един бизнес партньор за година. Във всички други случаи се изисква предварителното съгласие на началник, ако е възможно в писмена форма. В случай на съмнение, правото на собственост върху финансовите ползи, дадени на служител на GfK, ще бъде прехвърлено върху GfK. Подаръци или финансови ползи могат да бъдат предмет на облагане с данък на получателя; коректното деклариране е отговорност на служителя.
Независимост и безпристрастност на решенията и изявленията
Служителите следва да вземат решения съгласно условията на техните компетенции на база наличната информация, независимо от техните собствени интереси и изключително в интерес на GfK. Всички изявления, направени от служители на GfK от името на компанията, следва да бъдат правдиви и изчерпателни.
Служителите на GfK трябва да избягват сключването на договори с доставчици, с които поддържат лични контакти, тъй като това може да доведе до конфликт на интереси. Договорите ще бъдат възлагани единствено на базата на обективни принципи. Това се отнася също за подбора и оценката на служителите.
В случай на потенциални конфликти на интереси, съгласието от страна ръководителя е задължително и трябва да бъде записано в писмена форма, където е възможно.
Второстепенни дейности и участие в други предприятия
За второстепенна дейност е смятана такава, при която член на персонала предоставя свои услуги, със или без заплащане, извън служебните му/й отношения с GfK. Второстепенните дейности са допустими единствено в случаите, когато не ограничават работата, не намаляват работоспособността на ангажирания човек/хора и не създават конфликти на интереси.
Възнаградените второстепенни дейности изискват предварителното съгласие на GfK.
Конфликтът на интереси се счита за реален във всички случаи, когато служителите са финансово свързани с бизнес партньори на GfK или когато работят в областите, в които GfK е активна. Подобни дейности могат също да включват участия в други предприятия.
Вътрешна информация
Информацията, получена от служители по време на техните служебни задължения, не може да бъде използвана нито за техни собствени цели, нито за интересите на трети компании.
В случаите, когато служителите получават информация, засягаща бизнеса на GfK или нейните клиенти, която потенциално може да влияе върху индексите на фондовата борса, тя трябва да бъде запазена и да не бъде предавана на трети лица. Всякакво използване на подобна информация за лични цели или за интересите на трети компании е строго забранена.
Разделение на лични и служебни разходи
Личните и служебни разходи следва да бъдат стриктно разделяни. Личните разходи не могат да бъдат заплащани от GfK. В случаи на лични пътувания, съчетани с командировки правилото е, че целта и времето за тях трябва да бъдат свързани с работата. В случаите, когато точното разделяне на служебните и лични разходи е трудно, се изисква мнението на ръководителя.
Упълномощаването на бизнес партньори за извършване на лични цели е забранено, ако съществува вероятност за възникване на потенциални конфликти на интереси.
Клиентите и ресурсите на GfK - материални и финансови, не могат да бъдат използвани за лични цели освен ако не е договорено друго.
Г. Комуникация
Бордът на директорите на GfK, нейното ръководство и управителните организации на всички филиали и бизнес звена към GfK Group, следва активно да съдействат за разпространението на настоящия Кодекс и да следят за неговото приложение.
Служителите на ръководни длъжности в GfK носят изключителни отговорности. Те се обвързват с настоящия Кодекс и се ангажират със стриктното му спазване.
В допълнение, Кодексът не следва да е част от трудов договор на служител на GfK, а част от ръководните принципи на компанията. Така или иначе, ценностите в рамките на този Кодекс са от първостепенна важност за GfK. Нарушаването на Кодекса следва да бъде наказвано и може да доведе до дисциплинарни процедури.
Д. Конфиденциална информация, оплаквания или разпространяване на информация
GfK поощрява всички служители, които установят нарушенията на правни или вътрешни разпоредби или имат основания да считат, че такива нарушения съществуват и ги съобщават чрез официалните канали. Това би могло да стане чрез свързване с преките ръководители, управители, отдела за Вътрешен Одит на GfK АG или отдел Човешки ресурси.
Всеки служител, който предпочита да не ползва този начин, има възможност да направи отворен или анонимен доклад до Dr. Arno Mahlert, заместник-председател на Надзорния съвет на GfK. Dr. Mahlert има задължението да проучва всеки получен сигнал и да предприема подходящи действия, при необходимост с външна подкрепа.
Самоличността на лицето, предоставило такава информация се пази в пълна конфиденциалност. Също така се взимат необходимите мерки за защита на личните данни. Трябва да се има предвид, че подобен род действия не се приемат като нелоялна постъпка и няма да доведат до наказание на лицето, предоставило информацията, при условие, че докладът е бил направен добросъвестно и с убеждението, че разкритите факти са верни.
GfK е уверена, че персоналът ще използва това средство отговорно и честно и ще се въздържа от употребата му за непочтени цели.
Подробности за контакт с д-р Арно Махлерт:
Адрес: Tchibo Holding AG, Uberseeweg 18, 22297 Hamburg
Tel. +49-40-63-872-100
Fax +49-40-63-872-833
Aufsichtsrat.mahlert@gfk.com
Е. Въпроси
В случай на въпроси, възникнали по отношение на настоящия Кодекс, можете да се свържете със Sabine Gerbeth, GfK AG, Legal Services and Transactions, Nuremberg, Tel. +49 911-395-2246, Fax. +49 911-395-4027, sabine.gerbeth@gfk.com.
Нюрнберг,
Май 2007
Professor Dr. Klaus L. Wübbenhorst
Главен изпълнителен директор
GfK AG
